إذا كنت مثل الكثير منا، فأنت تحصل على الكثير من البريد الإلكتروني كل يوم وبالطبع تستغرق حوالي 15 ثانية تطالع الرسالة لتحديد ما تحتويه. الآن، تخيل أن الآخرين يقومون بقراءة البريد الإلكتروني الذي ترسله لهم بنفس الطريقة. إذا لم يتمكنوا سريعا من فهمها ومعرفة الغرض منها, إذا فربما سيقومون بحذفها أو تركها في علبة الوارد "لاحقاً" – إذا كان هناك وقت لاحق،في هذه المقالة، يتم إسداء 6 نصائح لضمان أن تتم قراءة رسائل البريد الإلكتروني التى تقوم بإرسالها وأنها ستحصل على ما تستحقه من الاهتمام..
1-وضح غرض الرسالة
عندما يتلقي المستلمين رسالة البريد الإلكتروني ، ينبغي أن يكونوا قادرين على رؤية ما تعنيه لهم بلمحة سريعة ، ولماذا هي مهمة.فمن الممكن أنهم يقومون بمعاينة الرسالة الخاصة بك في Microsoft Outlook أو على Windows الهاتف المحمول أوعلى المساعد الرقمي الشخصي (PDA). أو أنهم فقط قرأوا موضوع الرسالة الظاهر في علبة الوارد. إذا كان سطر الموضوع الخاص بك مربك وغير ذي صلة، سيتم بالتأكيد حذف البريد الإلكتروني سريعا وبعجلة. و فيما يلي بعض الأمثلة على ما يمكن أن يدرج في خطوط الموضوع للتأكد من أن القارئ سوف يفتح البريد الذي أرسلته:
موضوع رسالة قياسي يحتوي كلمات مثل "خاص بالعمل" "وطلب استجابة"،"لمعلوماتك"، أو"للقراءة فقط،" وفقا للإجراء الذي يرد في نص الرسالة.
مغزى المشروع الذى تتعلق به الرسالة ، على سبيل المثال، " توقعات الميزانية لسنة 2011."
اكتب العمل المطلوب من المستلم إذا كان ذلك ممكناً، على سبيل المثال، "دمج جداول الميزانية الإدارية."
تاريخ الاستحقاق إذا كان ذلك ممكناً، على سبيل المثال، "يجب تسليمه قبل 7 يوليه ".
مثال لسطر الموضوع "خاص بالعمل-توحيد جميع جداول البيانات لميزانية السنة المالية 2011 وأرجوالأستجابة قبل 7 يوليه."
2-إعلام المستلمين ما العمل الذي تريده منهمكن واضحا تماما حول الإجراءات التي تريد أن يأخذها المستلمون. بحيث تكون محددة و قم بوضع جميع المواد التي تتصل بهذا العمل في مكان واحد. و للحصول على استجابات أسرع، اذكر كيفية ارتباط هذا العمل بأهداف المستلم، ودائما اهتم بالتواريخ. من المهم أيضا توضيح نوع العمل الذي تريده من المستلم. وهناك أساسا أربعة أنواع من الإجراءات التي يمكن أن تطلبها. إذا قمت بجعل هذا التفصيل واضح، فاحتمال أن يقوم المستلم بقراءة البريد الإلكتروني يزيد وبالطبع سيتخذ إجراءات فورية. و الإجراءات الأربعة تشمل:
عمل: المستلم يحتاج لتنفيذ عمل ما. على سبيل المثال، "تقديم اقتراح لتخفيض نسبة 5 في المائة من نفقات السفر والترفيه."
رد: يحتاج المستلم الرد على الرسالة الخاصة بك بمعلومات محددة. على سبيل المثال، "أعلمني إذا كنت قادرا على حضور اجتماع الموظفين الساعة 9: 00 صباح يوم الجمعة."
للقراءة فقط: المتلقي بحاجة إلى قراءة الرسالة الخاصة بك للتأكد من أنهم يعلمون عن شيئا ما. ليس هناك رد. على سبيل المثال، "يرجى قراءة خطة المبيعات المرفقة قبل اجتماع الموظفين القادم يوم 12 أغسطس."
لمعلوماتك فقط: يقوم المستلم بالرجوع إلي الملفات في الرسالة الخاصة بك في المستقبل. لا داعي للرد. وفي الواقع، حتى قراءة الرسالة أمر اختياري. على سبيل المثال، "تم إرفاق تقارير مصاريفك الخاصة ".
3-توفير البيانات الصحيحة والوثائق
تأكد من إعطاء المتلقين كل المعلومات التي يحتاجون إليها لإنجاز العمل أو الأستجابة بنجاح لطلبك. زملاء العمل لا ينبغي أن يقوموا بالرجوع للسؤال عن المعلومات، سواء أكانت وثيقة داعمة أو رابط موجود على موقع ويب . يمكنك تضمين المعلومات الداعمة في النص الأساسي للرسالة أو في ملف مرفق. في Windows Live Hotmail، يمكنك استخدام ميزة إضافة سريعة " Quick Add "، فهي تسمح لك بالبحث عن وإدراج المحتوى مثل الصور والفيديو، وتفاصيل المطعم، والخرائط، ومواعيد عرض الفيلم في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك،وبالإضافة إلى ذلك،إذا كنت تريد من المستلمين ملء استمارة ما،فهي فكرة جيدة أن تقوم بإرفاق نموذج لها يظهر كيف ينبغي تعبئتها.
4-إرسال الرسالة إلى المستلمين ذات الصلةتوجيه رسالتك إلى الشخص المناسب. فقط الأشخاص الذين يجب عليهم القيام بالعمل بما في محتوى سطر الموضوع ينبغي أن يتلقوا الرسالة الخاصة بك. كن متفهما وقدم الاحترام واذكر اسمهم في سطر المرسل إليه "TO" وسوف تكون النتائج أكثر فعالية،وإليك سؤالين بسيطين لمساعدتك على تصفية المستلمين وهما:
هل تتعلق هذه الرسالة بأهداف المستلم؟
هل هو الجهة المسؤولة عن العمل الذكور في سطر الموضوع "subject"؟
5-استخدم ميزة النسخة الكربونية "cc "بحكمهمن المغري وضع عدد كبيرمن الناس في سطر النسخة الكربونية للتأكد من تلبية طلبك، ولكن القيام بذلك واحد من أسرع السبل لخلق بيئة غير منتجة. وإليك بعض الأشياء التي يجب أن تؤخذ في الاعتبار عند استخدام سطر النسخة الكربونية:
ينبغي ألا تتوقع أي عمل أو استجابة من الأفراد المدرجين في هذا السطر . فقط المستلم يحتاج إلى قراءة الرسالة والعلم بها.
ينبغي أن تدرج فقط الأشخاص الذين سوف تتأثر أهدافهم في رسالة البريد الإلكتروني. إذا كنت غير متأكد من أن المعلومات تتعلق بأهداف زملاء العمل، تحقق من ذلك مع هذا الشخص لمعرفة ما إذا كانوا يريدون الحصول على البريد الإلكتروني المتعلق بهذا الموضوع.
موضوع رسالة قياسي يحتوي كلمات مثل "خاص بالعمل" "وطلب استجابة"،"لمعلوماتك"، أو"للقراءة فقط،" وفقا للإجراء الذي يرد في نص الرسالة.
مغزى المشروع الذى تتعلق به الرسالة ، على سبيل المثال، " توقعات الميزانية لسنة 2011."
اكتب العمل المطلوب من المستلم إذا كان ذلك ممكناً، على سبيل المثال، "دمج جداول الميزانية الإدارية."
تاريخ الاستحقاق إذا كان ذلك ممكناً، على سبيل المثال، "يجب تسليمه قبل 7 يوليه ".
مثال لسطر الموضوع "خاص بالعمل-توحيد جميع جداول البيانات لميزانية السنة المالية 2011 وأرجوالأستجابة قبل 7 يوليه."
2-إعلام المستلمين ما العمل الذي تريده منهمكن واضحا تماما حول الإجراءات التي تريد أن يأخذها المستلمون. بحيث تكون محددة و قم بوضع جميع المواد التي تتصل بهذا العمل في مكان واحد. و للحصول على استجابات أسرع، اذكر كيفية ارتباط هذا العمل بأهداف المستلم، ودائما اهتم بالتواريخ. من المهم أيضا توضيح نوع العمل الذي تريده من المستلم. وهناك أساسا أربعة أنواع من الإجراءات التي يمكن أن تطلبها. إذا قمت بجعل هذا التفصيل واضح، فاحتمال أن يقوم المستلم بقراءة البريد الإلكتروني يزيد وبالطبع سيتخذ إجراءات فورية. و الإجراءات الأربعة تشمل:
عمل: المستلم يحتاج لتنفيذ عمل ما. على سبيل المثال، "تقديم اقتراح لتخفيض نسبة 5 في المائة من نفقات السفر والترفيه."
رد: يحتاج المستلم الرد على الرسالة الخاصة بك بمعلومات محددة. على سبيل المثال، "أعلمني إذا كنت قادرا على حضور اجتماع الموظفين الساعة 9: 00 صباح يوم الجمعة."
للقراءة فقط: المتلقي بحاجة إلى قراءة الرسالة الخاصة بك للتأكد من أنهم يعلمون عن شيئا ما. ليس هناك رد. على سبيل المثال، "يرجى قراءة خطة المبيعات المرفقة قبل اجتماع الموظفين القادم يوم 12 أغسطس."
لمعلوماتك فقط: يقوم المستلم بالرجوع إلي الملفات في الرسالة الخاصة بك في المستقبل. لا داعي للرد. وفي الواقع، حتى قراءة الرسالة أمر اختياري. على سبيل المثال، "تم إرفاق تقارير مصاريفك الخاصة ".
3-توفير البيانات الصحيحة والوثائق
تأكد من إعطاء المتلقين كل المعلومات التي يحتاجون إليها لإنجاز العمل أو الأستجابة بنجاح لطلبك. زملاء العمل لا ينبغي أن يقوموا بالرجوع للسؤال عن المعلومات، سواء أكانت وثيقة داعمة أو رابط موجود على موقع ويب . يمكنك تضمين المعلومات الداعمة في النص الأساسي للرسالة أو في ملف مرفق. في Windows Live Hotmail، يمكنك استخدام ميزة إضافة سريعة " Quick Add "، فهي تسمح لك بالبحث عن وإدراج المحتوى مثل الصور والفيديو، وتفاصيل المطعم، والخرائط، ومواعيد عرض الفيلم في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك،وبالإضافة إلى ذلك،إذا كنت تريد من المستلمين ملء استمارة ما،فهي فكرة جيدة أن تقوم بإرفاق نموذج لها يظهر كيف ينبغي تعبئتها.
4-إرسال الرسالة إلى المستلمين ذات الصلةتوجيه رسالتك إلى الشخص المناسب. فقط الأشخاص الذين يجب عليهم القيام بالعمل بما في محتوى سطر الموضوع ينبغي أن يتلقوا الرسالة الخاصة بك. كن متفهما وقدم الاحترام واذكر اسمهم في سطر المرسل إليه "TO" وسوف تكون النتائج أكثر فعالية،وإليك سؤالين بسيطين لمساعدتك على تصفية المستلمين وهما:
هل تتعلق هذه الرسالة بأهداف المستلم؟
هل هو الجهة المسؤولة عن العمل الذكور في سطر الموضوع "subject"؟
5-استخدم ميزة النسخة الكربونية "cc "بحكمهمن المغري وضع عدد كبيرمن الناس في سطر النسخة الكربونية للتأكد من تلبية طلبك، ولكن القيام بذلك واحد من أسرع السبل لخلق بيئة غير منتجة. وإليك بعض الأشياء التي يجب أن تؤخذ في الاعتبار عند استخدام سطر النسخة الكربونية:
ينبغي ألا تتوقع أي عمل أو استجابة من الأفراد المدرجين في هذا السطر . فقط المستلم يحتاج إلى قراءة الرسالة والعلم بها.
ينبغي أن تدرج فقط الأشخاص الذين سوف تتأثر أهدافهم في رسالة البريد الإلكتروني. إذا كنت غير متأكد من أن المعلومات تتعلق بأهداف زملاء العمل، تحقق من ذلك مع هذا الشخص لمعرفة ما إذا كانوا يريدون الحصول على البريد الإلكتروني المتعلق بهذا الموضوع.
6- أسئلة نهائية قبل النقر فوق إرسالشيء أخير تريد القيام به هو التحقق من العمل الخاص بك للتأكد من أنك تقوم بدعم إجراءات مجدية. إرسال رسائل واضحة المعالم يمكن أن يحد من حجم البريد الإلكتروني الذي ترسله وتستقبله، وسوف يشجع القيام بالعمل الصحيح، ويوفر الوقت. تأكد من أن تسأل نفسك الأسئلة التالية قبل إرسال الرسالة:
هل أوضحت الغرض والإجراءات المطلوبة؟
هل أضمنت الوثائق الداعمة وكتبت موضوع الرسالة بشكل واضح؟
هل كتبت الرسالة بشكل واضح بحيث لا تعود لي مع أسئلة؟
هل أرسلت الرسالة إلى المستلمين الصحيحين؟
هل قمت بتشغيل المدقق الإملائي وتحرير الرسالة بالتدقيق النحوي واللغوي؟
ملحوظة:لا ترسل البريد الإلكتروني الغير هام
واحدة من أسرع الطرق ليتم حذف رسالتك من قبل المستلمين هو أن تغمرهم ببريد إلكتروني لا معنى له. أو الرد على البريد الإلكتروني ب "أنا استلمت البريد الإلكتروني الذي أرسلته،شكرا"،أو إرسال الكثير من البيانات غير ذات صلة و التي تظن أنهم قد يرغبون في معرفتها،كلها طرق سريعة لإنشاء سجل من الرسائل الغير منتجة.
هل أوضحت الغرض والإجراءات المطلوبة؟
هل أضمنت الوثائق الداعمة وكتبت موضوع الرسالة بشكل واضح؟
هل كتبت الرسالة بشكل واضح بحيث لا تعود لي مع أسئلة؟
هل أرسلت الرسالة إلى المستلمين الصحيحين؟
هل قمت بتشغيل المدقق الإملائي وتحرير الرسالة بالتدقيق النحوي واللغوي؟
ملحوظة:لا ترسل البريد الإلكتروني الغير هام
واحدة من أسرع الطرق ليتم حذف رسالتك من قبل المستلمين هو أن تغمرهم ببريد إلكتروني لا معنى له. أو الرد على البريد الإلكتروني ب "أنا استلمت البريد الإلكتروني الذي أرسلته،شكرا"،أو إرسال الكثير من البيانات غير ذات صلة و التي تظن أنهم قد يرغبون في معرفتها،كلها طرق سريعة لإنشاء سجل من الرسائل الغير منتجة.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق