تعريف الادارة الالكترونية واشكالها

1.1. تعريف الادارة الالكترونية :-

يشهد العالم الآن حقبة جديدة مثيرة من التقدم الإنساني نتيجة للتطورات العلمية والتكنولوجية المذهلة، التي حدثت في القرن العشرين، خاصة خلال العقود الخمس الأخيرة فى مجالات متعددة من أهمها مجال الكمبيوتر و الاتصالات نتيجة للتقدم المتسارع فى علوم الحاسبات و شبكات المعلومات والتكنولوجيا الرقمية و سرعة انتشار استخدامات شبكة الإنترنت وتطبيقاتها.

وقد أدى ذلك التطور ا لكبير الذي حدث إلى تطور متزامن في مجال تكنولوجيا المعلومات وهو ما دعانا إلى محاولة الاستفادة من تلك الثورة وتطويعها لخدمة العمل في السودان. 

تقوم فكرة استخدام التكنولوجيا على توفير بيئة على شبكة الانترنت تتيح للموظف والعاملين والمدراء والإدارة إمكانية الوصول إلى مصادر المعرفة والتفاعل معها في أي وقت ومن أي مكان دون أية عوائق زمانية أو مكانية. 

وهو ماوفرته الحكومة الالكترونية بإقامة مشروع بيئة كاملة الكتروني تتيح للادارة والموظف المعلومات الدقيقة والمطلوبة باسرع وقت بأحدث التقنيات التفاعلية على شبكة الانترنت والتحاور المباشر مع الأقران وكذلك التقييم المستمر عن طريق بيئة المعلومات الإلكتروني الذاتية والاجتماعات الافتراضية .(Moras,2001)E-Meeting

ويرى البعض أن الإدارة الالكترونية هي المظلة الكبيرة التي يتفرع عنها تطبيقات مختلفة

مثل التجارة الالكترونية والأعمال الالكترونية وكذلك التعليم الالكتروني وبالتالي نجد أن الإدارة

الالكترونية اعم واشمل، وقد عرفت الإدارة الالكترون ية من قبل العديد من المفكرين والعديد من

التعريفات منها: أنها منهجية إدارية جديدة تقوم على الاستيعاب والاستخدام الواعي لتطبيقات

المعلومات والاتصال في ممارسة الوظائف الأساسية للإدارة في منظمات عصر العولمة، وهي العملية الإدارية القائمة على الإمكانيات المتميزة للانترنت وشبكات الأعمال في التخطيط والتوجيه من اجل تحقيق أهداف المنظمة وقد جاء مفهوم الإدارة الالكترونية من خلال عدة أبعاد قد تطورت على مستويات متعددة.

أولا: إن الإدارة الالكترونية هي امتداد للمؤسسات الإدارية وتجاوزها لها، وذلك بصعودها

على السطح في منتصف التسعينات.

ثانيا: الإدارة الالكترونية هي نتاج تطور تبادل المعلومات والبيانات الالكترونية كمجال

تخصص ضيق بين حاسوب وآخر أو مجموعة حواسيب أخرى في نطاق أكاديمي أو مجالات أخرى إلى مجال الأعمال الالكترونية الواسعة وذلك مع الاستخدام الواسع للإنترنت سواء عن طريق الشبكة الداخلية التي تغطي جميع العاملين في المؤسسة أو عن طريق الشبكة الخارجية التي تغطي علاقات المؤسسة مع الموردين والزبائن وغيرهم.

ثالثا: إن الإدارة الإلكترونية هي امتداد للتطور التكنولوجي في الإدارة بدأ من إحلال الآلة محل

العامل في التخطيط والرقابة بمساعدة الحاسوب، إلى أن جعل منها الانترنت شبكات الأعمال ذات أبعاد تكنولوجية أكثر من أي مرحلة تاريخية تعاملت فيها الادرة مع التكنولوجيا.

وتعد الادراة الالكترونية إحدى مفاهيم الثورة الرقمية التي تقودنا الى عصر المعرفة كما أن الطبيعة التحويلية القوية لهذه التكنولوجيا أصبح لها تأثير عميق على الطريقة التي يتعامل بها الناس ويعملون ويتسوقون بها ويتبادلون العلاقات الاجتماعية ويتواصلون في شتى بقاع الأرض إن العامل المشترك في ذلك هو إتاحة وتوفير المعرفة بأقل تكلفة ممكنة وبأسرع وقت ممكن وعلى سبيل المثال فإن الاتصال السريع من خلال البريد الالكتروني الذي يكاد يكون عديم التكلفة مع كمية المعلومات الهائلة التي تتدفق قد أصبح ظاهرة بحد ذاته. 

والمفهوم الحقيقي للإدارة الالكترونية التي تحاول الكثيرمن الدول أن تقوم به هو استخدام نتاج الثورة التكنولوجية في تحسين مستويات أداء الأجهزة الحكومية ورفع كفاءتها، وفعاليتها في تحقيق الأهداف المرجوة منها، وعلى الرغم من شبكة الإنترنت هي الأداة الفعالة، والمشكلة لمفهوم الإدارة الالكترونية في الوا قع العملي، غير أنها تشمل جوانب عديدة متكاملة منها أساليب العمل والتكنولوجيا والعنصر البشر ي، التنظيم الإداري وتطوير التشريعات وغيرها(فالوفي،2005).

2.1. مفهوم الإدارة الالكترونية:-

إدارة بلا ورق فهي تشمل مجموعة من الأساسيات حيث يوجد الورق ولكن لا نستخدمه بكثافة ولكن يوجد الأرشيف الالكتروني ، والبريد الالكتروني ، والأدلة والمفكرات الالكترونية والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية.

هي عملية إنشاء حلول تقنية لتنظيم وجدولة ترتيب العديد من مجالات الأعمال والسكرتارية والاستشارات بأنواعها وهي عملية لا تقضي أن يكون هناك عملية دفع نقدي بقدر ما تركز على عملية تحويل الأعمال إلى شكل إلكتروني منظم وسهل الاستخدام... (أنها نظام يقوم بتحويل الأعمال الورقية إلى إعمال الكترونية ) .

إدارة بلا مكان ، وتعتمد بالأساس علي التلفون المحمول, إدارة بلا زمان فالعالم أصبح يعمل في 24 ساعة في اليوم وتسمي إدارة (24×7) إدارة بلا تنظيمات جامدة ، فبيكر دراكر تحدث عن المؤسسات الزكية التي تعتمد علي عمال المعرفة .

الإبداع الإداري ليس نتاج مصادفة وإنما هو نتيجة حتمية لأسس علمية وقواعد تتبع، ومن أهم هذه القواعد المشاركة بالفكر وإتاحة المعلومات.

فقد تغيرت في السنوات الخمس عشر الأخيرة الكثير من المفاهيم التي تحكم عمل المديرين، فلم تعد المشكلة في الإدارة الكلاسيكية المتمثلة في إدارة الأفراد أو الماليات أو الأعمال الإدارية الأخرى، وإنما أصبحت المشكلة التي تواجه المديرين هي إدارة التغيير المستمر الذي يحدث داخل المؤسسة مع اكتسابها لخبرات متزايدة في خضم من المتغيرات الخارجية المستمرة في بيئة العمل المحيطة بها.

وقد أصبح الاعتماد على تقنية المعلومات والاتصالات أحد الركائز الهامة التي تنطلق منها الإدارة الحديثة, وقد تحكمت ثورة المعلومات والاتصالات في إدارة التغيير بشكل حاسم وأصبح متاح الآن توظيف المعلومات المتاحة من أجل تحقيق أهداف المؤسسة.

وقد تطورت فكرة توظيف المعلومات في الإدارة تطوراً كبيراً، حيث بدأ هذا التوظيف متمثلاً في شكل تقارير تعبر عن "ما حدث" فعلاً داخل المؤسسة، ثم تطور الأمر إلى تحليل تلك التقارير لمعرفة الأسباب وراء حدوث المتغيرات "لماذا حدث", وانتقلت التقنيات بعملية توظيف المعلومات إلى مرحلة التنبؤ أي "ماذا سيحدث"، ثم تطورت إلى مرحلة الرؤية المجمعة للمعلومات والتأثيرات المختلفة للقرارات، ثم انتقلت إلى المرحلة الأكثر تقدماً وهي توظيف المعلومات من أجل تحقيق الأهداف أو "ماذا نريد أن يحدث".

الشكل التالي يوضح تطور المراحل :

3.1.أهمية الإدارة الإلكترونية:

يشير غنيم (2004 م) ان للإدارة الألكترونية أهمية سواء بالنسبة للمنظمات اوللشركات او على المستوى القومي ،وتكمن أهمية الإدارة الإلكترونية فيما يأتى:

- انخفاض تكالف الانتاج وزيادة ربحية المنظمة.

- تحسين مستوى اداء الشركات و المنظمات .

- تلافي مخاطر التعامل الورقي.

- زيادة الصادرات وتدعيم الاقتصاد الوطنى.

-ايجاد فرص جديدة للعمل الحر، والاستفادة من الفرص المتاحة في اسواق التكنولوجيا المتقدمة (ص 43).

أن تكنولوجيا المعلومات تتطور بمعدلات سريعة,ومن المتوقع ان تزداد تلك التغيرات في المستقبل مما يسمح بتطبيقات تكنولوجية جديدة وشاملة ,تؤدي بالتالي الى تطوير كفاءة المنظمات وزيادة فعاليتها .

ان بوسع تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ان تيسر توفير الخدمات الرئيسية للمجتمع بأسره بغض النظر عن الموقع الجغرافي وبأقل التكاليف الممكنة .

حيث يرى أن للتكنولوجيا دور مهم في تحسين الانتاجية والكفاءة في المنظمات ,علاوة على ذلك تسهل تلك التقنية الاتصال بين وحدات المنظمة المتباعدة جغرافيا.

و ان نظم المعلومات الرقمية تمكن من إحداث طفرة في العمليات يستحيل ان تقع في ظل النظم الورقية (ص 122).

4.1. أهداف الادارة الالكترونية:-

ان الفلسفة الرئيسية للإدارة الالكترونية هي نظرتها إلى الإدارة كمصدر للخدمات، و

المواطن و الشركات كزبائن أو عملاء يرغبون في الاستفادة من هذه الخدمات، لذلك

فان للإدارة الالكترونية أهداف كثيرة تسعى إلى تحقيقها في إطار تعاملها مع العميل نذكر

منها بغض النظر عن الأهمية و الأولوية:-

(1) تقليل كلفة الإجراءات (الإدارية) و ما يتعلق بها من عمليات.

2) ) يادة كفاءة عمل الإدارة من خلال تعاملها مع المواطنين و الشركات والمؤسسات.

3) ) استيعاب عدد أكبر من العملاء في وقت واحد إذ أن قدرة الإدارة التقليدية بالنسبة 

إلى تخليص معاملات العملاء تبقى محدودة و تضطرهم في كثير من الأحيان إلى

الانتظار في صفوف طويلة.

4) ) إلغاء عامل العلاقة المباشرة بين طرفي المعاملة أو التخفيف منه إلى أقصى حد 

ممكن مما يؤدي إلى الحد من تأثير العلاقات الشخصية و النفوذ في إنهاء المعاملات

المتعلقة بأحد العملاء.

5) ) إلغاء نظام الأرشيف الوطني الورقي و استبداله بنظام أرشفة الكتروني مع ما

يحمله من ليونة في التعامل مع الوثائق و المقدرة على تصحيح الأخطاء الحاصلة

بسرعة و نشر الوثائق لأكثر من جهة في أقل وقت ممكن و الاستفادة منها في أي

وقت كان.

6) ) القضاء على البيروقراطية بمفهومها الجامد و تسهيل تقسيم العمل و التخصص به

7) ) إلغاء عامل المكان، اذ أنّها تطمح إلى تحقيق تعيينات الموظفين و التخاطب معهم

و إرسال الأوامر و التعليمات و الإشراف على الأداء و إقامة الندوات و المؤتمرات

من خلال "الفيديو كونفرانس" و من خلال الشبكة الالكترونية للإدارة.

Cool ) إلغاء تأثير عامل الزمان، ففكرة الصيف و الشتاء لم تعد موجودة و فكرة أخذ

العطل أو الأجازات لإنجاز بعض المعاملات الإدارية تم الحد منها إلى أقصى حد

ممكن.

9) ) تطوير الإدارة العامة : خفض الأعمال الورقية، و إعادة استعمال الحلول.

10 ) ) تحسين الخدمات : خفض التنقل، التوصيل في أي وقت و في أي مكان، و سهولة

الوصول للمعلومات.

11 ) ) تحسين التنافس الاقتصادي : استخدام الانترنت للتجارة العالمية، و إتاحة الفرصة 

للشركات ذات المقاس المتوسط و الصغير لدخول المنافسة.

12 ) ) خفض المصاريف : تكامل النظم لدعم الإجراءات الداخلية و الخارجي.

و أخيرا و ليس آخرا من أهداف الإدارة الالكترونية التأكيد على مبدأ الجودة الشاملة

بمفهومها الحديث فالجودة كما هي في قاموس أكسفورد تعني الدرجة العالية من النوعية

أو القيمة و عرفتها مؤسسة أو دي أي الأمريكية المتخصصة.....بأنها إتمام الأعمال

الصحيحة في الأوقات الصحيحة و من هنا تأتي الإدارة الالكترونية لتأكد على أهمية تلبية

احتياجات العمل في الوقت و الزمان الذي يكون فيه العميل محتاجا إلى الخدمة في أسرع

وقت ممكن , وهنالك اهداف ومكاسب اخري وهي :

1- إدارة ومتابعة الإدارات المختلفة للمؤسسة وكأنها وحدة مركزية.

2- تركيز نقطة اتخاذ القرار في نقاط العمل الخاصة بها مع إعطاء دعم أكبر في مراقبتها.

3- تجميع البيانات من مصادرها الأصلية بصورة موحدة.

4- تقليص معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات وربطها.

5- تقليل أوجه الصرف في متابعة عمليات الإدارة المختلفة.

6- توظيف تكنولوجيا المعلومات من أجل دعم وبناء ثقافة مؤسسية إيجابية لدى كافة العاملين.

7- توفير البيانات والمعلومات للمستفيدين بصورة فورية.

8- التعلم المستمر وبناء المعرفة.

9- زيادة الترابط بين العاملين والإدارة العليا ومتابعة وإدارة كافة الموارد.

5.1. ألية عمل الإدارة الالكترونية:-

إنّ مشروع الإدارة الالكترونية شأنه شأن أي مشروع أو برنامج آخر يحتاج إلى تهيئة البيئة المناسبة و المؤاتية لطبيعة عمله كي يتمكن من تنفيذ ما هو مطلوب منه و بالتالي يحقق النجاح و التفوق و الاّ سيكون مصيره الفشل و سيسب ذلك خسارة في الوقت و المال و الجهد و نعود عندها إلى نقطة الصفر.

فالإدارة هي ابنة بيئتها تؤثر و تتأثر بكافة عناصر البيئة المحيطة بها و تتفاعل مع كافة العناصر السياسية و الاقتصادية و الاجتماعية و الثقافية و التكنولوجية لذلك فان مشروع الإدارة الالكترونية يجب أن يراعي عدّة متطلبات منها:

1- البنية التحتيّة, إذ أن الإدارة الالكترونية تتطلب وجود مستوى مناسب أن لم نقل عال من البنية التحتيّة التي تتضمن شبكة حديثة للاتصالات و البيانات و بنية تحتيّة متطورة للاتصالات السلكية و اللاسلكية تكون قادرة على تأمين التواصل و نقل المعلومات بين المؤسسات الإدارية نفسها من جهة و بين المؤسسات و المواطن من جهة أخرى.

2- توافر الوسائل الالكترونية اللازمة للاستفادة من الخدمات التي تقدمها الإدارة الالكترونية و التي نستطيع بواسطتها التواصل معها و منها أجهزة الكمبيوتر الشخصية و المحمولة و الهاتف الشبكي و غيرها من الأجهزة التي تمكننا من الاتصال بالشبكة العالمية أو الداخلية في البلد و بأسعار معقولة تتيح لمعظم الناس الحصول عليها.

3- توافر عدد لا بأس به من مزودي الخدمة بالانترنت, و نشدد على أن تكون الأسعار معقولة قدر الإمكان من اجل فتح المجال لأكبر عدد ممكن من المواطنين للتفاعل مع الإدارة الالكترونية في أقل جهد و أقصر وقت و أقل كلفة ممكنة. 

4- التدريب و بناء القدرات, و هو يشمل تدريب كافة الموظفين على طرق استعمال أجهزة الكمبيوتر و إدارة الشبكات و قواعد المعلومات والبيانات و كافة المعلومات اللازمة للعمل على إدارة و توجيه "الإدارة الالكترونية" بشكل سليم و يفضل أن يتم ذلك بواسطة معاهد أو مراكز تدريب متخصصة و تابعة للحكومة, أضف إلى هذا أنه يجب نشر ثقافة استخدام "الإدارة الالكترونية" و طرق و وسائل استخدامها للمواطنين أيضا و بنفس الطريقة السابقة.

5- توافر مستوى مناسب من التمويل, بحيث يمكّن التمويل الحكومة من إجراء صيانة دورية و تدريب للكوادر و الموظفين و الحفاظ على مستوى عال من تقديم الخدمات و مواكبة أي تطور يحصل في إطار التكنولوجيا و "الإدارة الالكترونية" على مستوى العالم.

6- توفر الإرادة السياسية, بحيث يكون هناك مسئول أو لجنة محددة تتولى تطبيق هذا المشروع و تعمل على تهيئة البيئة اللازمة و المناسبة للعمل و تتولى الإشراف على التطبيق و تقييم المستويات التي وصلت إليها في التنفيذ .

7- وجود التشريعات و النصوص القانونية التي تسهل عمل الإدارة الالكترونية و تضفي عليها المشروعية و المصداقية و كافة النتائج القانونية المترتبة عليها.

8- توفير الأمن الالكتروني و السرية الالكترونية على مستوى عال لحماية المعلومات الوطنية و الشخصية و لصون الأرشيف الالكتروني من أي عبث و التركيز على هذه النقطة لما لها من أهمية و خطورة على الأمن القومي و الشخصي للدولة أو الأفراد.

9- خطة دعائية شاملة للترويج لاستخدام الإدارة الالكترونية و إبراز محاسنها و ضرورة مشاركة جميع المواطنين فيها و التفاعل معها و يشارك في هذه الحملة جميع وسائل الإعلام الوطنية من إذاعة و تلفزيون و صحف و الحرص على الجانب الدعائي و إقامة الندوات و المؤتمرات و استضافة المسئولين و الوزراء و الموظفين في حلقات نقاش حول الموضوع لتهيئة مناخ شعبي قادر على التعامل مع مفهوم الإدارة الالكترونية.

بالإضافة إلى هذه العناصر يجب توفير بعض العناصر الفنية و التقنية التي تساعد على تبسيط و تسهيل استخدام الإدارة الالكترونية بما يتناسب مع ثقافة جميع المواطنين و منها: توحيد أشكال المواقع الحكومية و الإدارية و توحيد طرق استخدامها و إنشاء موقع شامل كدليل لعناوين جميع المراكز الحكومية الإدارية في البلاد الالكترونية التأكيد على مبدأ الجودة الشاملة بمفهومها الحديث فالجودة كما هي في قاموس أكسفورد تعني الدرجة العالية من النوعية أو القيمة و عرّفتها مؤسسة أو دي أي الأمريكية المتخصصة…..بأنها إتمام الأعمال الصحيحة في الأوقات الصحيحة و من هنا تأتي الإدارة الالكترونية لتأكد على أهمية تلبية احتياجات العمل في الوقت و الزمان الذي يكون فيه العميل محتاجا إلى الخدمة في أسرع وقت ممكن. قد يعتقد البعض أنه و عند تطبيق إستراتيجية "الإدارة الالكترونية" سوف تزول كل المصاعب و المشاكل الإدارية و التقنية و العلمانية, لكن الواقع يشير إلى أمر مختلف بمعنى أن تطبيق الإدارة الالكترونية سيحتاج إلى تدقيق مستمر و متواصل لتأمين استمرار تقديم الخدمات بأفضل شكل ممكن مع الاستخدام الأمثل للوقت و المال و الجهد .

1.5.1 مراحل الانتقال السليم من الإدارة التقليدية إلى الالكترونية:

أن أفضل سيناريو للوصول إلى تطبيق سليم لإستراتيجية الإدارة الالكترونية مع استغلال أمثل للوقت و المال و الجهد هو بتقسيم خطّة الوصول إلى المرحلة النهائية للإدارة الالكترونية إلى ثلاث مراحل طبعا على أن يتم ذلك بعد القيام بإصلاح إداري شامل و تام للنظام الإداري التقليدي(اذ لا يمكن الانتقال من نظام إداري تقليدي متهرئ و معقد و فاسد إلى نظام الكتروني هكذا دفعة واحدة) لذلك فانّ تقسيم الخطة إلى مراحل من شأنه أيضا أن يؤدي إلى اندماج المجتمع بشكل كلّي في خطّة الإدارة الالكترونية بحيث يتأقلم معها و يتطور بتطورها على عكس ما يحدث عند تطبيق الإدارة الالكترونية دفعة واحدة ممّا يؤدي إلى تفاجأ المجتمع بها و قد يتم رفضها أو مقاومتها في حينه .

1.1.5.1. مرحلة الإدارة التقليدية الفاعلة :

و في هذه المرحلة يتم تفعيل الإدارة التقليدية و العمل على تنميتها و تطويرها في الوقت الذي يتم البدء فيه أيضا و بشكل متوازي بتنفيذ مشروع الإدارة الالكترونية بحيث يستطيع المواطن العادي في هذه المرحلة تخليص معاملاته و إجراءاته بشكل سهل و بدون أي روتين أو مماطلة في الوقت الذي يستطيع فيه من يملك حاسب شخصي أو عبر الأكشاك الاضطلاع على نشرات المؤسسات و الإدارات و الوزارات و أحدث البيانات و الإعلانات عبر الشبكة الالكترونية مع إمكانية طبع أو استخراج الاستمارات اللازمة و تعبئتها لإنجاز أي معاملة.

2.1.5.1 مرحلة الفاكس و التلفون الفاعل :

و تعتبر هذه المرحلة هي الوسيط بين المرحلة الأولى و المرحلة التي ستأتي فيما بعد و في هذه المرحلة يتم تفعيل تكنولوجيا الفاكس و التلفون بحيث يستطيع المواطن العادي في هذه المرحلة الاعتماد على التلفون المتوفر في كافة الأماكن و المنازل و خدمته معقولة التكلفة يستفيد منه في الاستفسار عن الإجراءات و الأوراق و الشروط اللازمة لإنجاز أي معاملة بشكل سلس و سهل و دون أي مشاكل و بحيث أنّه يستطيع استعمال الفاكس لإرسال و استقبال الأوراق أو الاستمارات و غير ذلك و في هذه المرحلة يكون قسم أكبر من الناس قد سمع أو جرّب نمط الإدارة الالكترونية بحيث يستطيع كبار التّجار و الإداريين و المتعاملين و القادرين في هذه المرحلة من إنجاز معاملاتهم عبر طريق الشبكة الالكترونية لأن هذه المرحلة يكون عدد المستخدمين للانترنت متوسط كما من الطبيعي أن تكون التعرفة في هذه المرحلة أكثر كلفة من الهاتف و الفاكس لذلك فان الميسورين و ما فوق هم الأقدر على استعمال هذه التكنولوجيا.

3.1.5.1 مرحلة الإدارة الالكترونية الفاعلة:

و في هذه المرحلة يتم التخلي عن الشكل التقليدي للإدارة بعد أن يكون عدد المستخدمين للشبكة الالكترونية قد وصل إلى مستوى (حوالي 25-30% من عدد الشعب) عال و توفرت الحواسب سواء بشكل شخصي أو بواسطة الأكشاك أو في مناطق عمومية بحيث تكون تكلفتها أيضا معقولة و رخيصة ممّا يسمح لجميع فئات الشعب باستعمال الشبكة الالكترونية لإنجاز أي معاملة إدارية و بالشكل المطلوب بأسرع وقت و أقل جهد و أقل كلفة ممكنة و بأكثر فعالية كمّية و نوعية (جودة) و يكون الرأي العام قد تفهّم الإدارة الالكترونية و تقبّلها و تفاعل معها و تعلّم طرق استخدامها .

2.5.1. سلّم النجاح في التحول إلى الإدارة الالكترونية :

1- جدّية العمل الإداري.

2- سلامة التطبيق العلمي.

3- تقويم الممارسة العملية.

4- الارتقاء بمستوى الأداء.

5- تقديم خدمة متميزة.

6- إرضاء المجتمع.

6.1. توجيهات الإدارة الالكترونية :

1. إدارة الملفات بدلا من حفظها

2. استعراض المحتويات بدلا من القراءة

3. مراجعة مستوي الوثيقة بدلا من كتابتها

4. البريد الالكتروني بدلا من الصادر والوارد

5. الإجراءات التنفيذية بدلا من محاضر الاجتماعات

6. الإنجازات بدلا من المتابعة

7. اكتشاف المشاكل بدلا من المتابعة

8. التجهيز الناجح للاجتماعات

7.1. الأنظمة الالكترونية اللازمة للإدارة الالكترونية:

1- أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة والشراء الالكتروني

2- أنظمة الخدمة المتكاملة

3- النظم غير التقليدية ومنها :

أ‌- نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم

ب‌- النظم الخبيرة والزكية.

4- نظم تطوير العملية الإنتاجية وتشمل :

أ‌- نظم التصميم والإنتاج

ب‌- نظم تتبع العملية الإنتاجية

ج- نظم الجودة الشاملة

أ‌- نظم تطويع المنتجات

و- نظم أكفاء الموردين

5- نظم تطوير عمليات التسويق والتوزيع وتشمل :

أ‌- نقاط البيع الالكتروني

ب‌- نقطة التجارة الالكترونية

ت‌- نظم إدارة علاقة العملاء

6- نظم تطوير العلاقة مع مؤسسات التمويل ومنها :

أ‌- البنوك الدولية

ب‌- البورصات العالمية

ت‌- بورصات السلع

8.1. المدير الالكتروني :

الابتكار، (القدرة على الابتكار) المعلوماتية أن تكون لديه المعلومة حاضرة التعددية الحيوية، يجب أن يتصف بالحيوية دائما .

9.1. خطوات تطبيق الإدارة الإلكترونية -:

التحول الى الإدارة الإلكترونية يحتاج الى عدة مراحل كي تتم العملية بشكل يحقق الاهداف المرجوة, وحتى تتمكن كافة المنظمات والمؤسسات من الاستفادة القصوى من التقنية الحديثة واستثمارها الاستشثمار الأفضل , وتحويل تلك المنظمات الى منظمات رقمية , تتعامل بكافة وسائل التقنية الحديثة في انجاز معاملاته وإجراءاتها الإدارية .

وهناك خطوات لتطبيق الإدارة الإلكترونية في الشركات وهي كالتالي :

1.9.1.إعداد الدراسة الأولية :

ولإعداد هذه الدراسة لابد من تشكيل فريق عمل يضم بعضويته متخصصين في الإدارة والمعلوماتية؛لغرض معرفة واقع حال الإدارة من تقنيات المعلومات وتحديد البدائل المختلفة, وجعل الإدارة العليا على بينه من كل النواحي المالية والفنية والبشرية .

2.9.1. وضع خطة التنفيذ :

عند إقرار توصية الفريق من قبل الإدارة العليا في تطبيق الإدارة الإلكترونية في المؤسسة, لابد من إعداد خطة متكاملة ومفصلة لكل مرحلة من مراحل التنفيذ .

3.9.1.تحديد المصادر:

التى تدعم الخطة بشكل محدد وواضح ,ومن هذه المصادر الكوادر البشرية التى تحتاجها الخطة لغرض التنفيذ , والأجهزة والمعدات , والبرمجيات المطلوبة , ويعنى هذا تحديد البنية التحتية لتطبيق الإدارة الإلكترونية في هذه الإدارة أو المؤسسة .

4.9.1.تحديد المسؤولية :

عند تنفيذ الخطة, لابد من تحديد الجهات التى سوف تقوم بتنفيذها وتمويلها بشكل واضح ضمن الوقت المحدد في الخطة والكلف المرصودة إليها.

5.9.1. متابعة التقدم التقنى :

نظرا للتطور السريع في مجال تقنيات المعلومات الإدارية , لذلك لابد من متابعة كل مايستجد في المجال التقني من اتصالات وأجهزة وبرمجيات وغيرها من العناصر التي لها علاقة بهذا المجال .

وشكل (3) يوضح هذه الخطوات.

(المصدر : السالمي والسليطى ( 2008 م, ص 66

ويشير كلا من لادن ولادن1998 (Lauden& Laudon), إلى ان الانتقال الى البيئة الإلكترونية 

يتطلب من المنظمات القيام بعدة خطوات أهمها:

-1 دراسة الواقع الحالي للمنظمة من الإدارة والعاملين والأساليب المتبعة والتقنيات المتوافرة لديها ,وتقيمها وتحديد نقاط القوة والضعف , ثم يتم بناءا على ذلك تحديد اولويات التطوير.

-2 لابد أن تحتوي الخطة على تحليل دقيق لكيفية إسهام التقنية الحديثة في تحقيق أهداف المؤسسة.

-3 تحديد كيف تدعم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات والعمليات اليومية للمنظمة,وتوضيح أهداف التغيير ودوافعه للعاملين وتدريبهم.

1- تحديد مدى النجاح في إنجاز خطة إدخال التقنية الى المنظمة.

ومن هذا المنطلق , نؤكد على ضرورة التركيز على رسم خطط إستراتيجية وترجمتها الى واقع ملموس , ووضع اليات تطبيقية ؛ لتهيئة المناخ الملائم للعمل الالكتروني , وسهولة الانتقال من البيئه التقليدية الى النمط الالكتروني ؛ لضمان نجاح تطبيق الإدارة الإلكترونية , وبالتالي الدخول بثبات في عصر المعلومات و الإدارة الإلكترونية.

10.1. تكامل النظم لدعم الإدارة الالكترونية:-

إن فكرة الإدارة الإلكترونية تتعدى بكثير مفهوم الميكنة الخاصة بإدارات العمل داخل

المؤسسة، إلى مفهوم تكامل البيانات والمعلومات بين الإدارات المختلفة والمتعددة

واستخدام تلك البيانات والمعلومات في توجيه سياسة وإجراءات عمل المؤسسة نحو

تحقيق أهدافها وتوفير المرونة اللازمة للاستجابة للمتغيرات المتلاحقة سواء الداخلية أو

الخارجية.

وتشمل الإدارة الإلكترونية جميع مكونات الإدارة من تخطيط وتنفيذ ومتابعة وتقييم

وتحفيز إلا إنها تتميز بقدرتها على تخليق المعرفة بصورة مستمرة وتوظيفها من أجل

تحقيق الأهداف.

وتعتمد الإدارة الإلكترونية على تطوير البنية المعلوماتية داخل المؤسسة بصورة تحقق

تكامل الرؤية ومن ثم أداء الأعمال.

وإن الانتقال من العمل الإداري التقليدي إلى تطبيق تقنيات المعلومات و الاتصالات

في البناء التنظيمي و استخدام التقنية الحديثة بما فيها شبكات الحاسب الآلي لربط

الوحدات التنظيمية مع بعضها لتسهيل الحصول على البيانات و المعلومات لاتخاذ

القرارات المناسبة و انجاز الأعمال و تقديم الخدمات للمستفيدين بكفاءة و بأقل تكلفة و

أسرع وقت ممكن، هو تحول الإدارة من إدارة عادية إلى إدارة الكترونية.

باختصار يمكن القول أن الإدارة الالكترونية هي منظومة الكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسب و ذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت و بأقل التكاليف .

• و ذلك بالاستعانة بشبكات الحاسب :

• الانترنت

• الانترانت

• الاكسترانت

11.1.تطبيق الإدارة الإلكترونية في المنظمات او الشركات:-

إن المنظمات والشركات في العصر الرقمى بحاجة الى مواكبة هذا العصر وحسن استيعاب واستغلال التكنولوجيا الحديثة, ولكن ذلك يعتمد على وجود الإدارة الجيدة التى تحسن التعامل مع تلك التقنيات وتسخيرها لصالح منظماتها, وعمل خطط إستراتيجية للتحول المطلوب ,وتأهيل الكوادر البشرية بكفاءة عالية ,مع الحرص على ضرورة نشر وتعميم الثقافة الرقمية بين العاملين بتلك المنظمات والشركات.

أن استخدام تقنية المعلومات والاتصالات أصبح من الضروريات في عالم اليوم وبالذات في الاعمال التجارية , والإدارية ؛ وذلك لسهولة توفر شبكات الاتصال الحديثة 

أن شبكة الانترنت أحدثت ثورة في العالم اليوم , وأضافت للمنظمات والشركات قيمة تنافسية , مما يستوجب عليها الإسراع في مواجهة التغيرات والاستفادة من التقنيات الحديثة باعتبارها مطلبا أساسيا لنجاح تلك المنظمات .

كما تشير التجارب السابقة لكثير من الدول التى لها السبق في مجال التقنية أن الاستفادة من التقنيات الرقمية الحديثة وتطبيقاتها وتبنيها في الاعما ل الإدارية بمؤسساتها , يتطلب ذلك توفر عدة متطلبات لنجاح تطبيقها , ومن ذلك وجود قيادات إدارية واعية قادرة على مواكبة التطورات المختلفة في بيئة العمل التى تفرضها هذه التقنيات الرقمية , ومواجهة تحدياتها المختلفة.

دواعي التحول نحو تبنى نموذج الإدارة الإلكترونية في الشركات او المؤسسات :

هناك الكثير من المبررات التى جعلت كثير من الدول والمنظمات تتسارع في تطبيق الإدارة الإلكترونية في اداراتها , منها ماذكره العواملة حيث بين أهم العوامل التى ساهمت في التحول نحو الإدارة الإلكترونية وهي كما يلي:

-1 تسارع التقدم التكنولوجي والثورة المعرفية المرتبطة به حيث أدى ذلك الى إظهار مزايا نسبية عديدة

لتطبيقاتها العملية في مختلف مجالات الحياة الانسانية .

-2 توجيهات العولمة وترابط المجتمعات الانسانية.

-3 الاستجابة والتكيف مع متطلبات البيئة المحيطة , فإنتشار مفهوم واساليب الإدارة الإلكترونية وتطبيقه في كثير من المنظمات والمجتمعات يحتم على كل دولة اللحاق بركب التطور تجنبا لاحتمالات العزلة والتخلف عن مواكبة عصر السرعة والمعلوماتية .

في حين أن اهم مسوغات تبني الإدارة الإلكترونية مايلي :

-1 زيادة وعي المواطنين نتيجة تحسن المستويات التعليمية والمعيشية وزيادة عدد السكان.

-2 ان استخدام الكثير من المؤسسسات الحكومية اساليب عمل قديمة وتقليدية يترتب عليه تعقيد أداء الاعمال

وصعوبة في انجازاها .

-3 اعتماد البيروقراطية اسلوب عمل في الدوائر الحكومية وكثرة الإجراءات الواجب المرور بها لإنجازالمعاملات .

-4 معاناة المنظمات غير الربحية من مشكلات مشتركة مثل :تناقص الدعم المادي وترهل هياكلها التنظيمية,وتكاليف التشغيلية بسبب اتساع الرقعة الجغرافية التى تقدم خدماتها اليها,ويضيف عدد ا مًن المبررات التى دعت الدول للبحث عن أفضل الطرق للتكيف سواء على مستوى الهياكل التنظيمية او الادوار او الممارسات لمواجهة الوقائع العالمية المتجددة , منها :

-1 الإنترنت كشبكة عالمية جعلت العالم قرية صغيرة متجانسة .

-2 العولمة حيث اعتبرت دافع ا لًلعديد من الدول, لتحسين خدماتها لترتقي نحو المستويات العالمية للحصول على شهادة الجودة العالمية لخدماتها من ناحية , ولإرضاء المواطن من ناحية اخرى .

-3 تزايد شح الموارد والاتجاه نحو الخصخصة , حيث دفع هذا التوجه العالمي العديد من الدول نحو خصخصة بعض خدماتها وتتفق الباحثة مع الأراء السابقة في أن هذه المبرارت جميعها كانت دافعا ضروريا للمؤسسات لتبني نموذج الإدارة الإلكترونية لكي يتسنى لها التخلص من كل القيود المكبلة لكل تغيير وتجديد ,كالقيود البيروقراطية , والاجراءات الروتينية المملة , والمركزية المتبعة داخل إداراتها .

12.1. دور المواقع الالكترونية في إدارة الشركات:-

1.12.1. تحسين قدرة عمل الشركات على التنافس:

من أهم الأسباب التي تغري الأعمال الصغيرة على التواجد على الإنترنت هي أنه امتلاكها تصميم جيد لموقعها فإنه حتى ولو كان عدد العاملين هو شخص واحد فإن ذلك يعطي حضورا يساوي حضور مؤسسة متعددة الممنوعيات، وذلك لأسباب عديدة منها أن تكاليف الإتصالات والتسويق وطباعة الإعلانات وغيرها هي قليلة للغاية على الإنترنت.

وبالنسبة للأعمال الكبيرة فإنها تجد في الموقع وسيلة لتقوية ليس فقط الماركات التي تمتلكها، وهذا ليس فقط مهم جدا، ولكن أيضا وسيلة لزيادة أهمية الشركة وإدارتها وفرص عملها, وهي أمور هامة في مجال القدرة على التنافس.

هناك أمور هامة كثيرة أخرى في هذا المجال من أهمها أن الإنترنت يعني المستقبل، وسيغير الإنترنت الكثير من الأمور في المجالات المتعددة مثل وسائل التسلية وطرق إنجاز الأعمال. سيغير الإنترنت شكل السوق ومراكز التسوق والمؤسسات المالية والوساطة والوكالات. كثير من الأعمال ستهجر مراكز المدن والأسواق المكلفة وتذهب للأساليب الأقل تكلفة.

هناك أعمال ستتوجه لأسلوب البيع المباشر على الانترنت, وبالتالي عليك أن تضع نفسك منذ الآن في المكان الصحيح وفي مقدمة المنافسين لك خاصة هؤلاء الذين لا يتواجدون على الانترنت.

2.12.1. قدرتك على زيادة الانتاجية :

يمكن لأي شخص يجيب على إستفساراته بأن يخبرك بأن وقته ضائع في الإجابة على نفس الأسئلة التي تتكرر مرات ومرات. إذا ما وضعت الإجابات على هذه الإسئلة التي تتكرر دائما Frequently Asked Questions (FAQs) في موقعك، فإن ذلك يعني توفير وقت العاملين معك، وعدم تعاملهم مع تلك الأسئلة الروتينية.

وهذا يعني توفيرك الوقت للقيام بتطوير وإنماء عملك. إن وجود الإجابات الصحيحة على موقعك تقلل تضيع وقتك مع العملاء ، كما أن من يتعامل معك منهم يكون على علم مسبق بالتفاصيل قبل أن يتصل بك. إن هذا يوفر وقت العاملين ومصاريف الإعلان وغيرها.

• يمكن للموقع أن يوصل رسالتك ويراها الملايين من الناس

يمكن لملايين من الناس من جميع أنحاء العالم، الدخول إلى الإنترنت وإلى موقعك ايضا مهما كان نوع عملك. فأنت لا تستطيع إهمال هؤلاء الناس. فلكي تريهم أنك مهتم بخدمتهم من خلال عملك، فإنك بحاجة لأن تكون على الإنترنت.

إن المنافسين لك بعملك يمكن أن يكونوا هناك أيضا، وهذه بالتالي فرصتك لتري عملك وتوسع قاعدة زبائنك، وتعرض الرسالة الإعلانية الخاصة بعملك لدرجات لا تستطيع وسائل الإعلان التقليدية أن تصل إليها.

• قدرة الموقع على تحسين صورتك

حتى أصغر الأعمال حجما يمكن أن يكون لها "حضور على الإنترنت" ويمكن أن تتنافس مباشرة مع المؤسسات الكبيرة لنفس نوع العمل. عليك الإستفادة من ذلك وإعطاء صورة أفضل لعملك من خلال الموقع بحيث تكون أكثر إثارة وأفضل إعلاما حتى من المؤسسات ذات الحجم الأكبر عدة مرات من مؤسستك.

• رسالتك الإعلامية متجددة دائما

في بعض الأحيان تتغير المعلومات حتى قبل خروجها من المطبعة. في هذه الحالة فإن عليك دفع تكلفة باهظة تترتب على إعادة تحديثها وإعدادها للطباعة وطباعتها. أما ما طبعته فيصبح ورقا عديم القيمة.

في النشر الإلكتروني يمكنك تحديث المعلومات على موقعك خلال دقائق. وعلى الأغلب فإنك فورا باستطاعتك الإعلان عن طرح منتج جديد، وتحديد أسعار البيع الجديدة، وطرح المعلومات ، وتحديث العروض الجديدة. إن عملية النشر الإلكترونية هذه يمكن تغييرها حسب حاجتك. لا توجد أوراق أو حبر أو حاجة إلى المطابع ودفع فواتيرها. يمكنك أيضا إرفاق موقعك وربطه مع قاعدة معلومات وبالتالي يمكن تحديث الموقع لأي عدد من المرات خلال اليوم.

• موقعك على الانترنت يمًكنك من معرفة أراء عملائك

يمكنك من خلال موقع شبكه الانترنت ان تجرى بحث متكامل عن متطلبات عملائك ومن ثم يمًكنك من تحسين منتجاتك وتحديد الطريقه التى تدير بها اعمالك طبقا لما يسعد عملائك ويتم ذلك من خلال الموقع وبتكاليف اقل بكثير من اى وسيلة بحث اخرى .

• التكلفة المجدية للموقع

إن تكلفة موقع مصمم بشكل إحترافي يمكن أن يكلف أقل من حملة إعلانات بريدية. كما أن تكلفة وضع الموقع على الإنترنت يساوي جزءا ضئيلا من أي تكلفة إعلانية، علما بأن رسلتك الإعلانية يمكن أن يراها عدد أكبر من الزبائن المحتملين. إن وجود الموقع يقلل كمية الأموال التي تصرفها على مواد التسويق المطبوعة. ومهما كان حجم عملك صغيرا أم كبيرا فإن تكلفة متابعة الموقع وتجديدة هي تكاليف قليلة نسبيا يمكن تحملها.

• استعمال البريد الإلكتروني

• إيجاد الإهتمام والتعريف بعملك

• تنفيذ الأعمال عبر الإنترنت

• تحسين وسائل الإتصال

• استلام المعلومات

• جعل معلومات العمل متوفرة للجميع

• تقديم الخدمة للزبائن

• نشر المواد الإعلامية الخاصة

• القيام بأعمال البيع

• إيجاد خدمة متواصلة على مدى 24 ساعة

• الوصول للأسواق الدولية

• مساعدة أفضل لزبائنك

• توفير استخدام الوسائط الإعلامية المتعددة

• إمكانية فحص تقبل السوق لمنتج أو خدمة جديدة

• الوصول الى الاسواق الخاصة

• خدمة السوق المحلي